Cari...


Rabu, 14 Desember 2011

CARA PRAKTIS MENYUSUN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Oleh :


Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.




Selama beberapa waktu saya mendapat kepercayaan dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk menjadi Konsultan (Tenaga Ahli) pada kegiatan penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP). Kegiatan tersebut menghasilkan sejumlah SOP yang telah mengikuti atau sesuai "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)" yang terbagi dalam 6 buku dan tiap-tiap buku merupakan SOP dari unit kerja setingkat Direktorat atau Biro di Lingkungan LKPP.


Pada tulisan ini saya akan memaparkan perihal "apa itu SOP" dan "proses penyusunan SOP" suatu organisasi. Meskipun terdapat beberapa perbedaan dalam hal penyusunan SOP di lingkungan organisasi non pemerintahan yang umumnya mengikuti ketentuan "best practice" dan ditentukan berdasarkan kebijakan internal organisasi, dengan SOP di lingkungan organisasi pemerintahan yang umumnya mengikuti ketentuan Menpan, yaitu "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)". Namun pada dasarnya SOP adalah tulisan yang menerangkan suatu proses kerja, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan dan kriteria serta mutu baku yang harus dipenuhi.
Selanjutnya akan dibahas terlebih dahulu mengenai "Apa itu SOP".



Apa Itu SOP?


Berikut adalah beberapa definisi SOP yang diambil dari beberapa sumber, yaitu:
"SOP adalah serangkaian utuh perintah kerja atau langkah-langkah yg harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yg harus dicapai".


Definisi SOP yg lain adalah “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”(International Conference on Harmonisation (ICH)).


SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.


Sedangkan definisi SOP untuk untuk organisasi di lingkungan Pemerintahan, berdasarkan "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)" adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Di lingkungan Menpan dikenal istilah SOP teknis, yaitu standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis dan SOP administratif, yaitu standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.



Keuntungan adanya SOP



  1. SOP yg baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

  2. Para karyawan akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan

  3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan (KPI).


Tahapan Penyusunan SOP


Secara garis besar tahapan penyusunan SOP adalah sebagai berikut:





Sesuai gambar tersebut penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:
1.Persiapan.
2.Penilaian Kebutuhan SOP.
3.Pengembangan SOP.
4.Penerapan SOP.
5.Monitoring dan Evaluasi SOP

Secara rinci tahapan penyusunan SOP melalui proses sebagai berikut:



Bagaimana Menentukan dan Menyusun Prosedure Dalam SOP?

Idealnya penyusun SOP perlu bekerja sama dengan sebuah bagian khusus atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang penyusun SOP harus melakukan review atas System yang sudah ada, menyusun SOP yang belum tersedia dan juga mempertimbangkan pengembangan SOP untuk kedepannya. Selain itu pun, PIC tersebut berada di posisi netral dalam organisasi dan sebagai mediator antar penyusun SOP dengan bagian-bagian di organisasi ini dengan harapan agar seluruh kegiatan yang menjadi tugas pokok dan fungsi tiap-tiap bagian dapat berjalan dengan lancar, dan tentunya tidak mengesampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.
Dalam hal ini pun perlu diupayakan poin-poin dalam penyusunan SOP antara lain:
1. Dengan adanya SOP baru atau hasil review SOP, pekerjaan tidak semakin bertambah atau semakin rumit. SOP diupayakan agar mudah dipahami, mudah diterapkan dan sesuai dengan kondisi saat ini. Dengan kata lain, seorang karyawan tidak perlu melakukan 2 macam cara kerja (lama dan baru) untuk mencapai suatu tujuan
2. SOP atau hasil review SOP, diupayakan agar tidak kaku/Sakleg karena dapat menggangu/merugikan kegiatan operasional lembaga. SOP memang dibuat baku atas kesepakatan bersama, namun dalam pengaplikasiannya dapat berbenturan dengan Kebijakan dalam SOP tersebut oleh karena itu dalam menyusun SOP perlu memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalam SOP tidak dapat dipenuhi dan penanggungjawabnya
3. Agar para pelaksana tugas tidak bingung atau takut salah, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.

Apabila dikaitkan dengan kegiatan review SOP, maka review SOP lebih cenderung sebagai kegiatan membantu Kepala Bagian dalam melakukan implementasi SOP yang ditetapkan. Hal-hal yang perlu dipersiapkan menjelang review SOP antara lain:
1. mengetahui ruang lingkup review
2. check list/lembar kerja sehubungan dengan SOP yang akan direview
3. materi SOP yang akan di-review
4. memahami materi SOP yang akan direview.



Ketentuan Khusus Simbol-Simbol Dalam SOP Sesuai Permenpan


SOP pada organisasi di liar lembaga pemerintahan umumnya mengenal simbol-simbol SOP yang lazim digunakan sesuai "best practice" yang umum. Namun untuk instansi atau lembaga pemerintahan hanya mengenal 5 macam simbol yaitu:





Bagian-Bagian SOP


Bagian ini adalah bagian inti dari dokumen SOP. Untuk memudahkan implementasinya, sebaiknya SOP dibagi ke dalam klasifikasi tertentu, sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Setiap SOP, harus dilengkapi dengan beberapa hal sebagai berikut:
a) Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan
b) Satuan Kerja/unit kerja
c) Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan
d) tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP ini dibuat
e) tanggal revisi, tanggal SOP direvisi
f) tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan
g) pengesahan oleh pejabat yang berkompeten
h) dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur
i) Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan
j) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya
k) Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.
l) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
m) Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
n) Pencatatan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir ini dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah dijalankan dengan benar".

Contoh SOP Penerbitan Surat Tugas
Kepala SOP

Diagram Alur

Catatan: Untuk bantuan jasa Konsultansi serta Penyususuana SOP baik organisai pemerintahan maupun non pemerintahan dapat menghubungi saya di 085881153889 email: m_rojana_h@yahoo.com


Selasa, 08 Maret 2011

BUSINESS PROCESS ANALYSIS & IMPROVEMENT

(DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY+PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT+RECOMENDATION & ACTION)


I.Latar belakang
Fungsi Administrasi dan Manajemen tidak pernah terlepas dari aktifitas bisnis perusahaan atau organisasi. Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan makna to control yang berarti mengatur dan mengurus (Usman, 2006:4).
“Administrasi” adalah kegiatan mengurus hal-hal yang berkaitan sumberdaya yang dikenal dengan 6M (man, money, material, machines, methods & marketing). Dengan demikian kegiatan Administrasi harus dilakukan dengan baik agar tercapai tujuan perusahaan/organisasi secara efektif dan efisien.
Sedangkan “manajemen” bisa dipandang sebagai pengelolaan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan aktifitas sumber daya manusia (SDM) dan sumberdaya-sumberdaya lainnya secara optimal agar tercapai tujuan perusahaan/organisasi. Dengan demikian manajemen mempunyai ketentuan antara lain:
-Manajemen diarahkan untuk mencapai tujuan
-Manajemen sebagai proses; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan
-Tersedia sumber daya; manusia, material dan sumber lain
-Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif
-Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)
-Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh manajer.

Oleh karena itu dapat dipahami mengapa Administrasi dan Manajemen mempunyai kedudukan penting dalam perusahaan/organisasi. Lalu, apa yang terjadi jika kegiatan Administrasi tidak dilakukan dengan baik dan fungsi Manajemen tidak dilaksanakan secara optimal?
Dapat dipastikan perusahaan akan mengalami banyak masalah, segala aktifitas berjalan “liar” tanpa kendali dan dapat dipastikan pula perusahaan/organisasi akan gagal mencapai tujuan usahanya yaitu memperoleh laba (profit). Dan kegagalan ini akan berdampak pada kebangkrutan.

Namun tak jarang dijumpai kondisi dimana pihak pengelola perusahaan tidak mengetahui secara pasti potensi akan munculnya permasalahan ini. Oleh karena itu perlu upaya mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Untuk itu BINA – Business Consultant telah mendisain langkah-langkah pendeteksian dini (Early Warning) dan pemulihan kesehatan bisnis yang terbukti efektif di berbagai perusahaan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY + PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT-RECOMENDATION & ACTION.

II.Tujuan
Dalam hal ini tujuan dari DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY + PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT-RECOMENDATION & ACTION adalah untuk mengetahui kondisi perusahaan, mengetahui baik/buruk proses yang terjadi, menilai potensi serta mendefinisikan faktor-faktor yang mungkin akan menjadi penyebab kegagalan perusahaan dan merumuskan rekomendasi pembenahannya. Bahkan melakukan pendampingan proses pemulihan. Secara spesifik, tujuan yang hendak dicapai antara lain:
1.untuk mengetahui tingkat kelayakan dan potensi kegagalan perusahaan dalam mempertahankan kelangsungan usahanya
2.untuk menganalisis kesesuaian antara strategi bisnis yang dijalankan dengan aspek-aspek kompetensi sumberdaya yang dimiliki organisasi
3.untuk menganalisis lebih dalam perihal tingkat penilaian dari indikator-indikator untuk tiap-tiap sumberdaya dalam organisasi
4.untuk menentukan kompetensi yang perlu dimiliki sumberdaya dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI)
5.untuk mendefinisikan secara pasti faktor-faktor teridentifikasi perlu mendapat prioritas pembenahan
6.untuk menjelaskan dan menentukan rekomendasi dalam melakukan pembenahan
7.untuk menyusun tahapan-tahapan rencana pembenahan organisasi

III.Manfaat
Adapun manfaat yang bisa diperoleh diantaranya:
1.Pihak manajemen dapat memperoleh masukan mengenai peta kelebihan dan kelemahan dalam organisasi secara empiris
2.Pihak manajemen dapat memperoleh masukan mengenai hal-hal vital yang perlu segera dilakukan pembenahan
3.Pihak manajemen mendapat masukan mengenai kompetensi yang perlu dimiliki sumberdaya dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI) untuk kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi
4.Pihak manajemen dapat dengan lebih mudah menentukan kesesuaian antara kemampuan pemangku jabatan dengan kompetensi yang dibutuhkan
5.Membantu menajeman dalam mendefinisikan faktor-faktor teridentifikasi perlu mendapat prioritas pembenahan
6.Pihak manajemen dapat mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif
7.Membantu manajemen dalam proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan
8.Pihak manajemen akan memperoleh arahan berdasarkan bukti dan informasi empiris guna mencapai tujuan organisasi

IV.Metode
Untuk mendeteksi permasalahan yang terjadi maka perlu dilakukan analisis data, baik data-data primer maupun skunder. Berkaitan dengan hal tersebut, BINA – Business Consultant telah mendisain serangkaian metode yang dapat diaplikasikan untuk memenuhi harapan. Metode-metode tersebut antara lain Multivariat Discriminant Z-Score, Balanced Scorecard (BSC), Survey & Index Performance Analysis (disesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan hasil Balanced Scorecard seperti analisis terhadap man, money, material, machines, methods & market), Job Analysis/KPI dan Gap Analysis. Secara rinci mengenai metode-metode yang kami usulkan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.Metode Multivariate Discriminant Z-Score
Metode analisis multivariate discriminant Z-Score atau analisis multivariate diskriminan menggunakan lima rasio keuangan terdiri dari:
•working capital/total assets (likuiditas) dengan notasi X1;
•retained earning/total assets (profitabilitas) dengan notasi X2;
•EBIT/total assets (profitabilitas) dengan notasi X3;
•equity/debts (Aktivitas) dengan notasi X4; dan
•revenue/total assets (Aktivitas) dengan notasi X5.

Metode ini sangat efektif digunakan untuk melakukan analisis dalam mengukur potensi kegagalan perusahaan. Model yang digunakan adalah sebagai berikut:

Z = 1.2X1 + 1.4X2 + 3.3X3 + 0.6X4 + 0.99X5

2.Metode Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah suatu alternatif dalam menganalisis strategi bisnis. BSC mempertimbangkan faktor financial juga faktor non financial. Dengan empat perspektif, yaitu customer, internal process, learning and growth dan financial yang diharapkan dapat memberikan penilaian yang komprehensif kepada manajemen. Balanced Scorecard akan membagi elemen dalam strategi yang didistribusikan melalui keempat perspektif adalah sebagai berikut : Financial, Customers, Internal Business dan Learning/Growth.

Penjelasan untuk masing-masing perspective pada BSC adalah sebagai berikut:
a.Financial Perspective dengan indikator:
1)Return on Invesment (ROI)
2)Cash Flow
3)Revenue Growth
4)Return on Eqyuity (ROE)
b.Customers Perspective dengan indikator:
1)Market share
2)Customer retention
3)Customer acquisition
4)Customer satisfaction
5)Customer profitability.
c.Internal-Business Perspective:
1)Innovation
2)Operation
3)Postsale service
4)Employee skills
d.Learning and growth Perspective:
1)Employee Capabilities
a)Employee Satisfaction
b)Employee retention
c)Employee productivity
2)Information System Capabilities
3)Motivation, Empowerment and Alignment
a)The number of suggestion per emplyee
b)The rate of improvement

3.Metode Survey & Index Performance Analysis
Pada penelitian ini indeks dinyatakan dalam nilai skor atau persen (%) dengan alasan lebih mudah untuk dipahami. Ada pun mengenai faktor-faktor yang dinilai perlu untuk dilakukan survey mengacu pada hasil analisis BSC sebagai tools untuk menilai efektifitas dari business strategy yang diterapkan organisasi. Faktor-faktor tersebut terkait dengan sumberdaya perusahaan yang terdiri dari 6M (man, money, material, machines, methods & marketing). Konsep perhitungan yang digunakan adalah sebagai berikut:

Score Pencapaian Indeks
Kinerja = ______________________________ x 100%
Score Maksimum Yang Dapat dicapai
Dimana:
-Score pencapaian adalah nilai hasil jumlah seluruh indikator penelitian dengan skala ordinal dari penilaian faktor.
-Score maksimum yang dapat dicapai adalah jumlah nilai maksimum seluruh indikator penelitian dengan skala ordinal.

4.Job Analysis/KPI
Program ini diawali dengan Review atas Struktur Organisasi dan Job Description. Struktur Organisasi dan Job Description adalah prasyarat mutlak setiap perusahaan sebelum melakukan sebuah program pengembangan. Konsultan, Tim Counterpart dan BOD akan melakukan diskusi mendalam untuk merumuskan Struktur Organisasi, yang dilanjutkan dengan penyusunan Job Description. Titik berat analisis terletak pada: -Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi pekerjaan -Desain organisasi : menganalisis elemen dan susunan posisi dalam organisasi -Redesain pekerjaan: untuk meningkatkan pencapaian efektifitas pekerjaan, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu dan perbaikan kinerja serta menetapkan KPI.
5.Evaluasi Dengan Gap Analysis
Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui penyimpangan antara pelaksanaan dari tiap-tiap indikator sesuai KPI yang dipersyaratkan dengan harapan pencapaiannya. Dari hasil perhitungan ini akan diketahui gap yang perlu dibenahi dan nilai chi square sebagai signifikansi dari pencapaian tiap-tiap indikator dengan harapan. Penghitungan chi square dilakukan dengan menggunakan SPSS ver. 17.

V.Kunci Sukses
Rangkaian metode-metode yang kami usulkan sudah sering kali teruji berhasil membenahi dan meningkatkan performance perusahaan. Namun ada beberapa komitmen yang mesti dijalankan dengan baik, antara lain:
a.Keseluruhan Program konsultansi ini ditujukan untuk membenahi perusahaan terkait.
b.Konsultan BINA - Biz Consultant berfungsi sebagai Project Coordinator. Dan jumlah Konsultan/man power dapat di-adjust sesuai kebutuhan.
c.Pihak perusahaan membentuk Tim Counterpart, yang berfungsi mewakili perusahaan dalam bekerja sama dengan konsultan.
d.Seluruh dokumen, data, dan informasi adalah rahasia. Pihak di luar Counterpart dan Konsultan tidak diijinkan/dibenarkan untuk memilikinya.

V.Untuk Menghubungi:
Kusye (HP: 08161101269) / Roy (HP: 085881153889)
Phone : (021) 4807678 / (021) 92798467
Fax : (021) 4807678
Email I : bina_mrsolution@yahoo.com
atau
Email II : m_rojana_h@yahoo.com


Recent Viewers