Cari...


Selasa, 08 Maret 2011

BUSINESS PROCESS ANALYSIS & IMPROVEMENT

(DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY+PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT+RECOMENDATION & ACTION)


I.Latar belakang
Fungsi Administrasi dan Manajemen tidak pernah terlepas dari aktifitas bisnis perusahaan atau organisasi. Dalam beberapa konteks keduanya mempunyai persamaan makna to control yang berarti mengatur dan mengurus (Usman, 2006:4).
“Administrasi” adalah kegiatan mengurus hal-hal yang berkaitan sumberdaya yang dikenal dengan 6M (man, money, material, machines, methods & marketing). Dengan demikian kegiatan Administrasi harus dilakukan dengan baik agar tercapai tujuan perusahaan/organisasi secara efektif dan efisien.
Sedangkan “manajemen” bisa dipandang sebagai pengelolaan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan aktifitas sumber daya manusia (SDM) dan sumberdaya-sumberdaya lainnya secara optimal agar tercapai tujuan perusahaan/organisasi. Dengan demikian manajemen mempunyai ketentuan antara lain:
-Manajemen diarahkan untuk mencapai tujuan
-Manajemen sebagai proses; perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan
-Tersedia sumber daya; manusia, material dan sumber lain
-Mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif
-Terdapat orang yang menggerakkan sumber daya tersebut (manajer)
-Penerapan manajemen berdasarkan ilmu dan juga seni atau keahlian yang harus dimiliki oleh manajer.

Oleh karena itu dapat dipahami mengapa Administrasi dan Manajemen mempunyai kedudukan penting dalam perusahaan/organisasi. Lalu, apa yang terjadi jika kegiatan Administrasi tidak dilakukan dengan baik dan fungsi Manajemen tidak dilaksanakan secara optimal?
Dapat dipastikan perusahaan akan mengalami banyak masalah, segala aktifitas berjalan “liar” tanpa kendali dan dapat dipastikan pula perusahaan/organisasi akan gagal mencapai tujuan usahanya yaitu memperoleh laba (profit). Dan kegagalan ini akan berdampak pada kebangkrutan.

Namun tak jarang dijumpai kondisi dimana pihak pengelola perusahaan tidak mengetahui secara pasti potensi akan munculnya permasalahan ini. Oleh karena itu perlu upaya mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diharapkan perusahaan. Untuk itu BINA – Business Consultant telah mendisain langkah-langkah pendeteksian dini (Early Warning) dan pemulihan kesehatan bisnis yang terbukti efektif di berbagai perusahaan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan antara lain DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY + PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT-RECOMENDATION & ACTION.

II.Tujuan
Dalam hal ini tujuan dari DIAGNOSIS, BUSINESS PROCESS STRATEGICT ANALYSIS, SURVEY + PERFORMANCE ANALYSIS, DETERMINE KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI), RESULT-RECOMENDATION & ACTION adalah untuk mengetahui kondisi perusahaan, mengetahui baik/buruk proses yang terjadi, menilai potensi serta mendefinisikan faktor-faktor yang mungkin akan menjadi penyebab kegagalan perusahaan dan merumuskan rekomendasi pembenahannya. Bahkan melakukan pendampingan proses pemulihan. Secara spesifik, tujuan yang hendak dicapai antara lain:
1.untuk mengetahui tingkat kelayakan dan potensi kegagalan perusahaan dalam mempertahankan kelangsungan usahanya
2.untuk menganalisis kesesuaian antara strategi bisnis yang dijalankan dengan aspek-aspek kompetensi sumberdaya yang dimiliki organisasi
3.untuk menganalisis lebih dalam perihal tingkat penilaian dari indikator-indikator untuk tiap-tiap sumberdaya dalam organisasi
4.untuk menentukan kompetensi yang perlu dimiliki sumberdaya dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI)
5.untuk mendefinisikan secara pasti faktor-faktor teridentifikasi perlu mendapat prioritas pembenahan
6.untuk menjelaskan dan menentukan rekomendasi dalam melakukan pembenahan
7.untuk menyusun tahapan-tahapan rencana pembenahan organisasi

III.Manfaat
Adapun manfaat yang bisa diperoleh diantaranya:
1.Pihak manajemen dapat memperoleh masukan mengenai peta kelebihan dan kelemahan dalam organisasi secara empiris
2.Pihak manajemen dapat memperoleh masukan mengenai hal-hal vital yang perlu segera dilakukan pembenahan
3.Pihak manajemen mendapat masukan mengenai kompetensi yang perlu dimiliki sumberdaya dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI) untuk kesuksesan dalam mencapai tujuan organisasi
4.Pihak manajemen dapat dengan lebih mudah menentukan kesesuaian antara kemampuan pemangku jabatan dengan kompetensi yang dibutuhkan
5.Membantu menajeman dalam mendefinisikan faktor-faktor teridentifikasi perlu mendapat prioritas pembenahan
6.Pihak manajemen dapat mendayagunakan atau menggerakkan sumber daya tersebut secara efisien dan efektif
7.Membantu manajemen dalam proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengarahan dan pengawasan
8.Pihak manajemen akan memperoleh arahan berdasarkan bukti dan informasi empiris guna mencapai tujuan organisasi

IV.Metode
Untuk mendeteksi permasalahan yang terjadi maka perlu dilakukan analisis data, baik data-data primer maupun skunder. Berkaitan dengan hal tersebut, BINA – Business Consultant telah mendisain serangkaian metode yang dapat diaplikasikan untuk memenuhi harapan. Metode-metode tersebut antara lain Multivariat Discriminant Z-Score, Balanced Scorecard (BSC), Survey & Index Performance Analysis (disesuaikan dengan kebutuhan berdasarkan hasil Balanced Scorecard seperti analisis terhadap man, money, material, machines, methods & market), Job Analysis/KPI dan Gap Analysis. Secara rinci mengenai metode-metode yang kami usulkan dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.Metode Multivariate Discriminant Z-Score
Metode analisis multivariate discriminant Z-Score atau analisis multivariate diskriminan menggunakan lima rasio keuangan terdiri dari:
•working capital/total assets (likuiditas) dengan notasi X1;
•retained earning/total assets (profitabilitas) dengan notasi X2;
•EBIT/total assets (profitabilitas) dengan notasi X3;
•equity/debts (Aktivitas) dengan notasi X4; dan
•revenue/total assets (Aktivitas) dengan notasi X5.

Metode ini sangat efektif digunakan untuk melakukan analisis dalam mengukur potensi kegagalan perusahaan. Model yang digunakan adalah sebagai berikut:

Z = 1.2X1 + 1.4X2 + 3.3X3 + 0.6X4 + 0.99X5

2.Metode Balanced Scorecard
Balanced Scorecard (BSC) adalah suatu alternatif dalam menganalisis strategi bisnis. BSC mempertimbangkan faktor financial juga faktor non financial. Dengan empat perspektif, yaitu customer, internal process, learning and growth dan financial yang diharapkan dapat memberikan penilaian yang komprehensif kepada manajemen. Balanced Scorecard akan membagi elemen dalam strategi yang didistribusikan melalui keempat perspektif adalah sebagai berikut : Financial, Customers, Internal Business dan Learning/Growth.

Penjelasan untuk masing-masing perspective pada BSC adalah sebagai berikut:
a.Financial Perspective dengan indikator:
1)Return on Invesment (ROI)
2)Cash Flow
3)Revenue Growth
4)Return on Eqyuity (ROE)
b.Customers Perspective dengan indikator:
1)Market share
2)Customer retention
3)Customer acquisition
4)Customer satisfaction
5)Customer profitability.
c.Internal-Business Perspective:
1)Innovation
2)Operation
3)Postsale service
4)Employee skills
d.Learning and growth Perspective:
1)Employee Capabilities
a)Employee Satisfaction
b)Employee retention
c)Employee productivity
2)Information System Capabilities
3)Motivation, Empowerment and Alignment
a)The number of suggestion per emplyee
b)The rate of improvement

3.Metode Survey & Index Performance Analysis
Pada penelitian ini indeks dinyatakan dalam nilai skor atau persen (%) dengan alasan lebih mudah untuk dipahami. Ada pun mengenai faktor-faktor yang dinilai perlu untuk dilakukan survey mengacu pada hasil analisis BSC sebagai tools untuk menilai efektifitas dari business strategy yang diterapkan organisasi. Faktor-faktor tersebut terkait dengan sumberdaya perusahaan yang terdiri dari 6M (man, money, material, machines, methods & marketing). Konsep perhitungan yang digunakan adalah sebagai berikut:

Score Pencapaian Indeks
Kinerja = ______________________________ x 100%
Score Maksimum Yang Dapat dicapai
Dimana:
-Score pencapaian adalah nilai hasil jumlah seluruh indikator penelitian dengan skala ordinal dari penilaian faktor.
-Score maksimum yang dapat dicapai adalah jumlah nilai maksimum seluruh indikator penelitian dengan skala ordinal.

4.Job Analysis/KPI
Program ini diawali dengan Review atas Struktur Organisasi dan Job Description. Struktur Organisasi dan Job Description adalah prasyarat mutlak setiap perusahaan sebelum melakukan sebuah program pengembangan. Konsultan, Tim Counterpart dan BOD akan melakukan diskusi mendalam untuk merumuskan Struktur Organisasi, yang dilanjutkan dengan penyusunan Job Description. Titik berat analisis terletak pada: -Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi pekerjaan -Desain organisasi : menganalisis elemen dan susunan posisi dalam organisasi -Redesain pekerjaan: untuk meningkatkan pencapaian efektifitas pekerjaan, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu dan perbaikan kinerja serta menetapkan KPI.
5.Evaluasi Dengan Gap Analysis
Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui penyimpangan antara pelaksanaan dari tiap-tiap indikator sesuai KPI yang dipersyaratkan dengan harapan pencapaiannya. Dari hasil perhitungan ini akan diketahui gap yang perlu dibenahi dan nilai chi square sebagai signifikansi dari pencapaian tiap-tiap indikator dengan harapan. Penghitungan chi square dilakukan dengan menggunakan SPSS ver. 17.

V.Kunci Sukses
Rangkaian metode-metode yang kami usulkan sudah sering kali teruji berhasil membenahi dan meningkatkan performance perusahaan. Namun ada beberapa komitmen yang mesti dijalankan dengan baik, antara lain:
a.Keseluruhan Program konsultansi ini ditujukan untuk membenahi perusahaan terkait.
b.Konsultan BINA - Biz Consultant berfungsi sebagai Project Coordinator. Dan jumlah Konsultan/man power dapat di-adjust sesuai kebutuhan.
c.Pihak perusahaan membentuk Tim Counterpart, yang berfungsi mewakili perusahaan dalam bekerja sama dengan konsultan.
d.Seluruh dokumen, data, dan informasi adalah rahasia. Pihak di luar Counterpart dan Konsultan tidak diijinkan/dibenarkan untuk memilikinya.

V.Untuk Menghubungi:
Kusye (HP: 08161101269) / Roy (HP: 085881153889)
Phone : (021) 4807678 / (021) 92798467
Fax : (021) 4807678
Email I : bina_mrsolution@yahoo.com
atau
Email II : m_rojana_h@yahoo.com


Tidak ada komentar:

Recent Viewers