Cari...


Rabu, 14 Desember 2011

CARA PRAKTIS MENYUSUN STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Oleh :


Mohamad Rojana Hamdan, ST., MM.




Selama beberapa waktu saya mendapat kepercayaan dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) untuk menjadi Konsultan (Tenaga Ahli) pada kegiatan penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP). Kegiatan tersebut menghasilkan sejumlah SOP yang telah mengikuti atau sesuai "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)" yang terbagi dalam 6 buku dan tiap-tiap buku merupakan SOP dari unit kerja setingkat Direktorat atau Biro di Lingkungan LKPP.


Pada tulisan ini saya akan memaparkan perihal "apa itu SOP" dan "proses penyusunan SOP" suatu organisasi. Meskipun terdapat beberapa perbedaan dalam hal penyusunan SOP di lingkungan organisasi non pemerintahan yang umumnya mengikuti ketentuan "best practice" dan ditentukan berdasarkan kebijakan internal organisasi, dengan SOP di lingkungan organisasi pemerintahan yang umumnya mengikuti ketentuan Menpan, yaitu "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)". Namun pada dasarnya SOP adalah tulisan yang menerangkan suatu proses kerja, siapa yang bertanggung jawab, dokumen apa yang digunakan dan kriteria serta mutu baku yang harus dipenuhi.
Selanjutnya akan dibahas terlebih dahulu mengenai "Apa itu SOP".



Apa Itu SOP?


Berikut adalah beberapa definisi SOP yang diambil dari beberapa sumber, yaitu:
"SOP adalah serangkaian utuh perintah kerja atau langkah-langkah yg harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan yg harus dicapai".


Definisi SOP yg lain adalah “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”(International Conference on Harmonisation (ICH)).


SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis.


Sedangkan definisi SOP untuk untuk organisasi di lingkungan Pemerintahan, berdasarkan "Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process)" adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Di lingkungan Menpan dikenal istilah SOP teknis, yaitu standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis dan SOP administratif, yaitu standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif.



Keuntungan adanya SOP



  1. SOP yg baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten

  2. Para karyawan akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan

  3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan (KPI).


Tahapan Penyusunan SOP


Secara garis besar tahapan penyusunan SOP adalah sebagai berikut:





Sesuai gambar tersebut penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:
1.Persiapan.
2.Penilaian Kebutuhan SOP.
3.Pengembangan SOP.
4.Penerapan SOP.
5.Monitoring dan Evaluasi SOP

Secara rinci tahapan penyusunan SOP melalui proses sebagai berikut:



Bagaimana Menentukan dan Menyusun Prosedure Dalam SOP?

Idealnya penyusun SOP perlu bekerja sama dengan sebuah bagian khusus atau setidaknya ada PIC khusus yang menanganinya, mengingat pekerjaan seorang penyusun SOP harus melakukan review atas System yang sudah ada, menyusun SOP yang belum tersedia dan juga mempertimbangkan pengembangan SOP untuk kedepannya. Selain itu pun, PIC tersebut berada di posisi netral dalam organisasi dan sebagai mediator antar penyusun SOP dengan bagian-bagian di organisasi ini dengan harapan agar seluruh kegiatan yang menjadi tugas pokok dan fungsi tiap-tiap bagian dapat berjalan dengan lancar, dan tentunya tidak mengesampingkan fungsi dari Internal Control yang baik pula.
Dalam hal ini pun perlu diupayakan poin-poin dalam penyusunan SOP antara lain:
1. Dengan adanya SOP baru atau hasil review SOP, pekerjaan tidak semakin bertambah atau semakin rumit. SOP diupayakan agar mudah dipahami, mudah diterapkan dan sesuai dengan kondisi saat ini. Dengan kata lain, seorang karyawan tidak perlu melakukan 2 macam cara kerja (lama dan baru) untuk mencapai suatu tujuan
2. SOP atau hasil review SOP, diupayakan agar tidak kaku/Sakleg karena dapat menggangu/merugikan kegiatan operasional lembaga. SOP memang dibuat baku atas kesepakatan bersama, namun dalam pengaplikasiannya dapat berbenturan dengan Kebijakan dalam SOP tersebut oleh karena itu dalam menyusun SOP perlu memikirkan pengecualian yang timbul bila kebijakan dalam SOP tidak dapat dipenuhi dan penanggungjawabnya
3. Agar para pelaksana tugas tidak bingung atau takut salah, mengingat apa yang sudah disepakati bersama dalam SOP dapat menjadi acuan dalam operasional.

Apabila dikaitkan dengan kegiatan review SOP, maka review SOP lebih cenderung sebagai kegiatan membantu Kepala Bagian dalam melakukan implementasi SOP yang ditetapkan. Hal-hal yang perlu dipersiapkan menjelang review SOP antara lain:
1. mengetahui ruang lingkup review
2. check list/lembar kerja sehubungan dengan SOP yang akan direview
3. materi SOP yang akan di-review
4. memahami materi SOP yang akan direview.



Ketentuan Khusus Simbol-Simbol Dalam SOP Sesuai Permenpan


SOP pada organisasi di liar lembaga pemerintahan umumnya mengenal simbol-simbol SOP yang lazim digunakan sesuai "best practice" yang umum. Namun untuk instansi atau lembaga pemerintahan hanya mengenal 5 macam simbol yaitu:





Bagian-Bagian SOP


Bagian ini adalah bagian inti dari dokumen SOP. Untuk memudahkan implementasinya, sebaiknya SOP dibagi ke dalam klasifikasi tertentu, sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Setiap SOP, harus dilengkapi dengan beberapa hal sebagai berikut:
a) Nama SOP, nama prosedur yang di-SOP-kan
b) Satuan Kerja/unit kerja
c) Nomor dokumen, nomor prosedur yang di-SOP-kan
d) tanggal pembuatan, tanggal pertama kali SOP ini dibuat
e) tanggal revisi, tanggal SOP direvisi
f) tanggal efektif, tanggal mulai diberlakukan
g) pengesahan oleh pejabat yang berkompeten
h) dasar hukum, peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur
i) Keterkaitan, memberikan penjelasan keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan
j) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan). Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada diluar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, dan berbagai dampak yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya
k) Kualifikasi Personel, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan.
l) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
m) Uraian SOP, dijelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengindikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan, persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input), dan output-nya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
n) Pencatatan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir ini dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai "apakah prosedur telah dijalankan dengan benar".

Contoh SOP Penerbitan Surat Tugas
Kepala SOP

Diagram Alur

Catatan: Untuk bantuan jasa Konsultansi serta Penyususuana SOP baik organisai pemerintahan maupun non pemerintahan dapat menghubungi saya di 085881153889 email: m_rojana_h@yahoo.com


Tidak ada komentar:

Loading...

Recent Viewers